INTERNAL AUDIT DALAM SISTEM MANAJEMEN ISO

INTERNAL AUDIT DALAM SISTEM MANAJEMEN ISO
LANGKAH AWAL MENETAPKAN ASPEK PROFESIONALISME DALAM PERUSAHAAN

    Bagaimana cara mengukur aspek profesionalisme dalam perusahaan?  Hal pertama yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan agar performa manajemen terukur adalah menetapkan terlebih dahulu indicator kesuksesan dari suatu perusahaan.  Salah satu langkah strategis yang dapat dikembangkan adalah dengan mengimplementasikan KPI (Key Performance Indicator) yang mana salah satunya adalah melakukan proses adaptasi dari Balanced Score Card.  Target dan tujuan dari setiap unit kerja harus didetailkan berdasarkan pada penjelasan fungsi dan uraian kinerja yang ditetapkan dalam business process dan job description.
    KPI yang tepat dibangun dari suatu nilai obyektif yang memiliki kaitan langsung terhadap visi dan misi perusahaan.  Visi dan Misi perusahaan?  Inilah hal yang seringkali dilupakan oleh suatu organisasi.  Banyak perusahaan besar ketika ditanya visi dan misi dari perusahaan itu sendiri, pimpinan perusahaan kesulitan untuk menjelaskan visi dan misi yang akan ditetapkan dalam perusahaan.  Seorang pemilik usaha yang baik, tentunya akan menetapkan suatu bentuk visi yang tidak hanya terkait dengan aspek komersial belaka, namun harus memberikan suatu bentuk aspek membangun sesuatu (To Build), yang tentunya akan sangat berbeda dengan membuat sesuatu (To make).  Visi dalam beberapa pemahaman bisa dianggap mimpi, yang tentu harus sangat realistis.  Meskipun mimpi, dalam beberapa hal, sesuatu keberhasilan dalam usaha berangkat dari mimpi terlebih dahulu kemudian dikembangkan menjadi suatu konsep pengembangan yang harus diwujudkan.
    Indikator yang ditetapkan dalam KPI ini kemudian akan dihubungkan dengan visi dan misi dari perusahaan.  Lalu bagaimana mengimplementasikan.  Proses penyusunan KPI harus memiliki kaitan dan hubungan dengan sistem.  Akan terlihat sangat sederhana apabila sebelumnya, perusahaan Anda sudah memiliki sistem.  Suatu bentuk hal yang sangat mutlak dalam melakukan proses implementasi KPI adalah adanya catatan terdokumentasi.  Mengapa hal ini menjadi begitu penting?
    Untuk menjaga obyektifitas dari suatu proses pengukuran performa, hal penting yang harus diperhatikan adalah bukti dari status indikator itu sendiri.  Suatu performa yang terukur harus secara obyektif terukur dan ada bukti dokumentasinya.  Contoh kasus, adalah performa kerja unit Departemen Sales.  Dimana disebutkan bahwa unit kerja Sales harus mencapai target penjualan nilai tertentu.  Untuk melakukan proses evaluasi terhadap performa sales tersebut, maka harus ditetapkan langkah-langkah dalam mengukur apakah target penjualan tersebut telah tercapai.  Salah satu langkahnya adalah penyediaan suatu sistem dokumen tercatat yang menjelaskan bagaimana target dari program sales tersebut tercapai.
    Hal yang menarik untuk kemudian dikembangkan sebelum KPI dibentuk adalah melakukan proses setting terhadap sistem dari organisasi itu sendiri.  Salah satu dari sistem yang dikembangkan dalam organisasi yang bisa berhubungan secara erat dengan KPI adalah Sistem ISO 9001:2008.  Menariknya dari sistem ISO 9001, adalah salah satu bentuk dari suatu sistem yang dapat teraudit dimana di dalamnya terdapat mekanisme untuk melakukan proses audit internal dan audit eksternal. 
    Dalam salah satu klausul yang termuat dalam Standar ISO 9001:2008 yaitu klausul 5.4.1. Sasaran Mutu.  Secara eksplisit disebutkan bahwa setiap organisasi harus menetapkan tujuan dan sasaran mutu dalam unit kerja yang relevan.  Klausul dalam ISO 9001:2008 yang mengatur masalah ini adalah suatu bentuk kepentingan yang mewajibkan adanya sasaran mutu terhadap organisasi harus ditetapkan dan menjadi suatur kewajiban kesediannya.  Dalam klausul yang sama, juga disebutkan bahwa sasaran mutu harus ditetapkan dalam bentuk target yang terukur.
    Apa arti dari target yang terukur?  Pemahaman terhadap target yang terukur meliputi suatu bentuk sasaran yang bersifat kuantitatif.  Artinya adanya pembedaan terhadap aspek tercapai dan tidak tercapai.  Contoh dari target yang terukur, adalah ukuran sales (secara kuantitas) tercapai, persentase dari kehadiran atau pencapaian, dan kalaupun adanya aspek kualitatif yang ingin dijadikan bentuk target kuantitatif maka akan diberikan status target binominal, yaitu dengan nilai nol dan satu.
    Hal yang menjadi jaminan bahwa sistem manajemen performance itu dijalankan adalah aspek audit yang terkait dengan manajemen mutu itu sendiri.  Proses audit dalam kaitannya dengan Sistem Manajeme Performa memiliki tujuan: (1) Memastikan obyektifitas dari performa KPI itu sendiri, dimana seluruh data-data penunjang dari KPI dilakukan proses pengukuran secara seksama untuk memastikan bahwa data-data yang ada bersifat akurat (2) Melakukan proses pengkajian terhadap analisis target, dimana tujuannya untuk mendapatkan informasi yang melatarbelakangi mengapa suatu target itu tercapai dan target lainnya tidak tercapai termasuk kemudian melakukan proses peanganan tindakan perbaikan dan pencegahan. 
    Mengkombinasikan Sistem ISO 9001:2008 dan Sistem Manajemen Performance (dalam bentuk KPI berbasiskan Balanced Score Card) merupakan suatu bentuk strategi manajemen yang tepat.  Di lain pihak, perusahaan memiliki suatu bentuk peilaian obyektif untuk memastikan pengembangan manajemen berbasiskan performance.  Lalu di sisi lain, perusahaan juga memiliki kelebihan yaitu memiliki sertifikasi Sistem ISO 9001:2008 yang mendukung perusahaan dalam memastikan manajemen yang profesional dan siap untuk berkompetisi.
    Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai proses pengembangan sistem KPI yang beraliansi dengan sistem manajemen ISO 9001:2008, maka dapat menghubungi konsultan kami untuk memastikan sistem dijalankan sesuai dengan standar persyaratan perusahaan.