Setiap perusahaan yang hendak menerapkan sistem manajemen iso harus memperhatikan langkah-langkah berikut agar mendapatkan added value dari sistem yang diterapkan:
1). Sebelum memanggil konsultan iso tentukan dulu alasan mengapa hendak menerapkan sistem manajemen iso. Biasanya alasan itu banyak dan beragam namun alasan terbaik adalah Improvement. Jika improvement adalah alasan terbesar maka langkah selanjutnya lebih mudah, yaitu mencari konsultan iso yang dapat memberikan added value atau improvement di perusahaan.
2). Setelah mendapatkan konsultan iso, langkah selanjutnya adalah men set up sistem manajemen berdasarkan langkah -langkah yang dilakukan oleh konsultan iso. Langkah-langkah konsultan iso dalam men set up sistem manajemen iso adalah pertama melakukan business check up atau gap analysis, yaitu kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui kondisi dan situasi perusahaan di compare dengan sistem manajemen iso yang akan diambil. Dari langkah ini konsultan iso akan mendapatkan input situasi dan kondisi perusahaan. Langkah kedua adalah melakukan training. ada 3 jenis training yang biasa diberikan yaitu training persyaratan sistem manajemen iso, training pembuatan dokumentasi prosedur, dan training audit internal. Langkah ketiga adalah penyusunan dokumen prosedur iso untuk semua divisi di perusahaan atau hanya divisi tertentu saja yang akan dimasukan untuk di set up manajemen iso.
Langkah ke empat setelah men set up prosedur di masing-masing perusahaan adalah implementasi prosedur tersebut. Untuk implementasi minimal diimplementasikan satu bulan diperusahaan sampai ada report atau catatan mengenai prosedur yang sudah dijalankan. Langkah berikutnya adalah melakukan assesment yang biasanya dilakukan oleh konsultan iso yang lain (bukan konsultan incharge) dari perusahaan tersebut untuk mengecek apakah sudah benar atau masih ada perbaikan yang harus dilakukan. Dari tahap ini biasanya ditemukan ketidaksesuaian atau kekurangan dalam menjalankan atau mendevelop prosedur iso sesuai yang diinginkan.
Langkah selanjutnya adalah melakukan pelaporan oleh tim iso internal perusahaan kepada manajemen perusahaan. Langkah ini untuk memastikan bahwa tim iso internal bisa menjalankan manajemen iso dengan baik dan benar sebelum memasuki tahap audit oleh Badan Sertifikasi ISO.
Langkah terakhir adalah memanggil atau menentukan jadwal audit oleh badan sertifikasi iso. Untuk memilih badan sertifikasi sebaiknya berkonsultasi dengan konsultan dulu atau pilih badan sertifikasi yang menekankan pada improvement sesuai dengan yang anda inginkan. Langkah terakhir adalah audit sertifikasi oleh badan sertifikasi. Audit badan sertifikasi ada 2 tahap, tahap pertama adalah audit dokumentasi atau audit prosedur yang kedua adalah audit implementasi. Jarak antara audit pertama dengan audit kedua maksimal 3 bulan untuk melakukan perbaikan. Sebaiknya ditemukan sebanyak mungkin ketidak sesuaian pada audit pertama agar pada tahap audit kedua tidak ada kegagalan. Setelah anda diaudit badan sertifikasi makan akan diterbitkan sertifikat iso yang bisa anda banggakan karena sebagai bukti kerja keras dari tahap awal improvement yang mulai anda jalankan.
Jika anda ingin melakukan improvement silahkan hubungi kami untuk mendapatkan apa yang bisa diimprove atau dilakukan efisiensi di perusahaan agar mendapatkan added value yang lebih banyak.
